Fakirler için cep telefonu üzerinden PowerApps uygulaması ile iş programı güncelleme 3. Kısım -Gecikme tablosu için Microsoft Flow uygulamasında onay prosedürü oluşturmak

Daha önceki yazımızda PowerApps uygulaması ile SharePoint üzerinde bir gecikme listesi oluşturmuştuk, ilgili yazıya alttaki linkten ulaşabilirsiniz,

http://planlamadanismanlik.com/fakirler-icin-cep-telefonu-uzerinden-powerapps-uygulamasi-ile-is-programi-guncelleme-2-kisim-powerapps-ile-sharepoint-uzerinden-gecikme-listesi-olusturma/

Bir sonraki adım olarak bu gecikmeyi raporlayan çalışanın amirinin onayına sunup onaylayıp onaylamamasına göre gecikmenin durumunu değiştireceğiz. Onay prosedürü için SharePoint ’in kendi akış yapısı olmasına rağmen daha esnek bir yapıya sahip olan Microsoft flow uygulamasını kullanıyoruz, bu uygulamanın üstünlüğü buradaki gibi bir bağımsız tablodan bilgi alıp koşulları ona göre oluşturabilmemiz , bu uygulamanın bir başka özelliği de birçok uygulama ile entegre olarak çalışabilmesi , mesela bir çizimi onaylarken aynı anda Facebook arkadaşınızı dürtebilirsiniz veya Oracle veri tabanında bir satırı değiştirebilirsiniz.

Benim kafamda tasarladığım onay prosedürü gecikmenin gecikmeyi bildiren çalışanın amirinin onayına sunulup, daha sonra da gecikmenin durumunun onaylanmış ya da reddedilmiş olarak etiketlenmesi.

Bunu için önce bir çalışan listesi oluşturuyoruz,

Ve bir önceki gecikmeler listemize 2 adet yeni sütun ekliyoruz

 

Microsoft Flow uygulamasında akış oluşturma

Uygulamanın internet adresine girip kullanıcı adımız ile giriş yaptıktan sonra SharePoint uygulamasını seçip listelerde yeni bir nesne yaratıldığındaki başlangıcı seçiyoruz, SharePoint sitemizi ve listemizi seçtiğimizde karşımızdaki ekran görüntüsü alttaki gibi oluyor,

Yeni bir adım ekliyoruz,

 

Bu adımda yaptığımız işlem gecikmeyi bildiren çalışanla aynı mail adresine sahip çalışanları listelemek, burada filtre sorgusunu yazarken ayırma işaretlerini koymayı unutmayın yoksa saatlerce hatayı bulmaya çalışırsınız.

Bu adımda bir önceki sorguda ortaya çıkan her satırın amirini bulup onun satırını buluyoruz,

 

Bir sonraki adımda her amir için bir onay prosedürü yaratıyoruz,

Ve son adımda da eğer gecikme onaylandı ise gecikmeyi yaratana bir mail atıp bildiriyoruz ve gecikmenin durumunu onaylandı olarak değiştiriyoruz, eğer reddedildiyse gene oluşturan çalışana mail ile bildirip gecikmenin durumunu reddedildi diye güncelliyoruz.

Akışımızın son hali aşağıdaki gibi oldu,

Burada biz bu çalışmayı çalışanlar üzerinden yaptık fakat aynı mantıkla bir yüklenici ve iş verenin o yükleniciden sorumlu çalışanı arasında da bu onay sürecini yönetebilirdik.

 

Fakirler için cep telefonu üzerinden PowerApps uygulaması ile iş programı güncelleme 2. Kısım -PowerApps ile SharePoint üzerinden gecikme listesi oluşturma

Serinin ilk yazısında PowerApps uygulamasında Excelden nasıl data alacağımızı, bu tablo ile nasıl koleksiyon ve formlar oluşturacağımızı anlatmıştık,

İlgili yazımız için linkimiz,

http://planlamadanismanlik.com/fakirler-icin-cep-telefonu-uzerinden-is-programi-guncelleme/

Şimdi 2. Kısımda PowerApps uygulaması ile nasıl SharePoint’te bir tablo güncelleyeceğimizi anlatacağız, burada bizim örneğimiz aktivelere bağlı gecikme tablosu olacak. Gecikme tablosunun önemi, bir gecikme oluştuktan yıllar sonra bu geçikme ile alakalı analiz yapmak çok zorlu bir süreçtir, bu sürecin önüne geçebilmek için gecikme sırasında herkesin görebileceği bir ortama gecikmelerin raporlanabilmesi sonrasında gecikme analizlerinin sağlıklı yapılabilmesi için hayati bir öneme sahip. Ben iş veren tarafında çalışırken sözleşmelere yada proje kontrol şartnamelerine “oluşan gecikmeler en fazla 15 gün içinde bildirilmeli ve bir sonraki aylık rapor içerisinde gecikme analiz yapılmalıdır” diye bir madde koydururdum , bence yüklenici tarafı da benzer bir kuralı şirket içinde uygulamalı yoksa ileriki zamanlarda başı ağrıyabiliyor.

SharePoint’te tablo oluşturma

İlk aşama olarak SharePoint’te bir tablo hazırlamamız gerekiyor, daha önceden oluşturduğumuz bir SharePoint sitesinde sayfalar kısmından yeni liste ekliyoruz, ismini gecikmeler olarak değiştiriyoruz ve aklımızdaki sütunları ekliyoruz

Yukarıda gördüğünüz sütunları ekledikten sonra artık PowerApps uygulamasına geçebiliriz.

PowerApps ile gecikme formu oluşturma

İlk önce bir form ara yüzü oluşturmamız gerekiyor, bir önceki yazımızda mevcut bir veri kaynağından nasıl form oluşturacağımızı anlatmıştık, bu örneğimizde de aynı yöntemle form oluşturmak için veri kaynağı olarak SharePoint listemizi seçiyoruz ve formumuz oluşuyor,

bir önceki yazımızda olduğu gibi formumuzu düzenliyoruz ve formumuzun son hali yandaki fotoğraf gibi oluyor, dikkat ederseniz aktivite numarası ve açıklaması kısmını değiştirilemez olarak dizayn ettim nedeni ise bu değerleri bir önceki formdan alacak olmamız, başlangıç ve bitiş tarihine ön tanım olarak bugünü tanımladım fakat geçmiş tarihli bir gecikmenin de raporlanabilmesi için bu tarihleri düzenlenebilir olarak ayarladım. Ayrıca gerekli olabilir diye bir gecikmeye bir ek dosya ekleme seçeneği koydum

 

Şimdi bir önceki yazımızda yaptığımız form ara yüzüne dönüyoruz ve bu forma 1 adet tuş koyuyoruz

Aktiviteyi güncellerken bir gecikme varsa bu tuş sayesinde gecikme formu ekranına ulaşabileceğiz, bunu yapabilmek için bu tuşun on select alanına formül olarak

NewForm(EditForm2);Navigate(Screen1, ScreenTransition.Cover);Set(act,ThisItem.TASK_CODE);Set(actname,ThisItem.TASK_NAME)

Formülünü yazıyoruz, bu fonksiyon öncelikle formumuzu açıyor sonrada 2 tane değişken tanımlıyor bu değişkenler diğer formumuzda aktivite ve aktivite ismi alanlarının ön tanımlı değerleri olacak,

bunun için diğer formu açıp ilgili alanları bu değişken isimleri ile tanımlıyoruz formumuzu denediğimizde önümüze gelen ekranın son hali yandaki görüntü şeklinde oluyor.

 

 

 

 

 

SharePoint listemize döndüğümüzde bu gecikmenin artık listemizde olduğunu görebiliyoruz.

Artık elimizde herkesin erişebileceği ve gecikmelerin listelendiği bir listemiz var fakat bir listemizin olması bu gecikmelerin gerçekten bir gecikme olduğunu kanıtlamıyor , yetkili birisinin bu gecikmeleri onaylaması gerekiyor .Bir sonraki yazım  bu gecikmeyi nasıl onaya sunacağımızı açıklayan bir yazı olacak.